大企業向け人事システムは、減価償却を目安として5年に一度、長くても10年に一度リプレイスをするのが一般的とされてきましたが、「COMPANY®」は大多数の導入企業で10年以上継続されています。
継続が支持されている大きな理由の一つに、無償バージョンアップという特徴的なビジネスモデルがあります。
無償バージョンアップというシステムにより、保守料さえ予算を確保さえしてしまえば、追加コストを支払うことなく自社の法改正対応に必要な機能を利用することができ、運用の陳腐化を最小限に留めることができるのです。
しかしながら、ずっと快適にCOMPANY®を使い続けることができるのかというと、ユーザー側での体制変化によってはそう簡単にはいかないようです。

同じシステムを長く利用していると陥りがちなのが、初期稼働時に在籍していた社員の異動や退職による人材の入れ替えに伴うシステムノウハウの断絶、またなぜその処理を行っているのか理由がわからないなどといった運用の形骸化です。
たとえば、各ご担当者が適宜従業員の勤怠入力状況や各種計算結果をチェックする業務において、「なんのためにこのチェックを行っているのか」の意図が引き継がれず、いつの間にか形骸化するなどです。

業務内容の理解が正しく引き継がれないことにより、運用の変化に伴い今は不要となっているチェックも盲目的に行うなど、いつのまにか工数が膨らんでしまうといったことが起きてしまいます。
また、システムで不正な入力を制御できることを知らずに、データ入力後に不正な登録データがないかどうかをチェックするなど、非効率な運用になっていることにも気づきにくい状態になっていることもあります。

このようなことを含めて、新しく異動してきた担当者や管理職が「COMPANY®をうまく使いこなせているのかわからない。そもそもなぜこの流れで業務をしているのかの理由が不明で、合理的な業務フローなのか判断できない。
長く使っているうちにツギハギの運用になってきているので、今の運用にあった形で設定を組みなおしたい。」と課題認識を持つ一方で、日々の業務も忙しい中でどのように取り組めばよいのかわからず、途方に暮れてしまうケースもあるようです。

総合教育研究所では、各ご担当者毎の作業内容を業務カレンダーに沿って細かくヒアリングし、その全容を洗い出すとともに、「COMPANY®機能利用状況」も合わせて分析した結果をもとにして、下記のような改善提案を行っています。

○改善提案例
　　・勤怠の生データを抽出して目でチェックしているものについて、そもそも入力時点で異常値の入力を許さないようなチェックロジックの設定
　　・形骸化したチェックについて必要性を分析し、無駄な作業がないかどうかの判断材料の整理
　　・業務効率化に有効と思われる未利用機能のピックアップと設定作業の実施

同じ人事業務と一口に言っても、各社の社風に根付いた業務のため各社各様であり、改善すべきポイントは異なります。
「COMPANY®」の知識・ノウハウを持つ人間が、運用する側の目線に立って、担当者と一緒に議論しながら提案を作り上げていくプロセスこそが、確実に効果のでる施策の創出につながっていくと考えています。