プロの目による業務改善。 システム/運用両面での改善アクション プランを作成！
HRシステムソリューション
2025.07.07
共同印刷株式会社 様
業 種出版印刷、商業印刷、産業資材、デジタル関連サービス など
対象人数約2000名
ポイント POINTS
- 将来的な人事給与業務のアウトソーシングも睨み、現在の業務における問題点を洗い出したい
- 現状の把握と改善点の提案のため、システム/運用両面に精通したハイクラス人材をアサイン
- COMPANY標準機能の中で、業務効率化を図るうえで導入すべきものをピックアップ
- 人事給与業務における「手作業」や「チェック業務」の軽減のためのロードマップを策定
概 要 Overview
「働き方改革」のもと、人事部門における残業時間の削減を目的とした業務の効率化を図り、将来的は人事給与業務のアウトソーシングまで実施したいと考えているが、現状の業務にどのような課題があって何を解決していくべきか？が誰にも見えていない状態であった。そのため、まずは現状の把握が必要と判断として以下の活動を行った。
▼人事労務分野における現業務分析および業務改善へのアプローチ整理
・制度や規程、業務分掌の確認
・COMPANY®の利用状況調査（サブシステムや機能の利用状況、設定内容、ジョブ実行履歴の調査など）
・お客様側管理者、担当者への業務ヒアリングおよび課題感の確認
その結果、解決すべき課題として
・紙やCOMPANY®外のシステムを主体としたワークフローが多く存在している
・手作業による入力・チェック業務が多く存在している
・業務が洗練されていない箇所がある（例：チェック内容、回数の妥当性が不明瞭）
を掲げ、これらを解決するための計画を提案。
▼2019年4月～2020年3月：業務改善プロジェクト
計画に従い本格的な改善活動をスタート。
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期間・体制
【期間】2018年12月～2020年3月
【お客様】Pjtオーナー1名、Pjtマネージャー1名、Pjtメンバー3名 （ほか各業務領域ごとのご担当者様）
【SKK】Pjt管理者1名、プロダクト毎のコンサルタント2名、技術者1名
結 果 result
新規サブシステムの導入や現行機能の改修、業務プロセスの改善など大小60以上の課題を解決し、業務効率化と業務品質の向上に寄与。
▼改善例
CJK：給与計算業務プロセスの見直し、マルチジョブ導入、毎勤統計サブ導入など
CWS：各種申請サービスの導入（個人情報申請、通勤手当申請、年末調整申告、事業所人事担当者メニュー）など
CSR：勤務実績入力画面制御（システムによるエラー判定制御の強化）、パートの年休付与、就労申請時のエラー判定制御強化など
プロジェクトメンバーが「改善は難しい」との思い込みから「改善できるのでは？」へ思考のシフトができた。
本活動の成功体験がベースとなり、この後続くグループ会社導入や関連会社による業務のシェアードサービス化の取り組みへ繋げることができた。
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サポートの中で工夫したこと
COMPANY®の設定状況や利用状況から現状の課題を探った後、仮説をもって業務ヒアリングをかけることで「そもそも何が問題なのか」をより深堀することができた。単純な未使用サブシステムの導入という観点ではなく、業務背景や処理の順序、方法などさらに業務に踏み込んで問題発掘と改善策を探ることで本質的な問題へのアプローチが行えた。
例）給与計算業務へのアプローチ
・それぞれの業務ごとにどのくらいの工数がかかっているか？を把握できているか。
・日常発生しているトラブル、課題についての情報を取りまとめ、必要な対策を取っているか。
・なぜそのチェックをしているのか。目的が明確でなく漠然と行っていることは無いか。
・計算ロジックを見直すことでチェック不要にできないか。（システムで自動計算できていれば毎月のチェックは基本不要となるはず。）
・そもそもチェックに必要な情報をCOMPANY®ですべて管理できているか。不必要にシステムをまたがった情報の管理をしていないか。
・業務順序の見直しと締め切りを設けることでチェックの回数を減らすことはできないか。そもそも登録データの締め切りが設けられているか。期限が守られているか。
・計算値のチェックではなく、入力値のチェックで代替することはできないか（業務フローの川下で確認するよりは川上で確認できたほうが手戻りが少ない。）
・毎回同じようなチェックを手動で行っていないか（社員情報検索、COMPANY®JOB、マルチチェック、マルチジョブなどの活用。）改善提案だけでなく、改善実行フェーズと実運用フェーズまでを一気通貫で対応することで、プロジェクトの中断や後戻りを防ぐことができた。
定期的なプロジェクトの報告、成果の振り返りをすることで、Prjオーナーを含めお客様全体に改善を実感していただくことができた。COMPANY®や業務に明るいメンバーを常駐させ、活動の推進役とした。SKK常駐メンバーが改善対応のほか、日常の問い合わせなどを吸収することでお客様メンバーのCOMPANY®スキル向上に寄与できた。比較的容易に改善できる課題を優先的に取り組み、早めに成功体験を積み上げることでお客様にその後の活動にも意欲的に取り組んでいただくことができた。
